Les bonnes manières et l'état d'esprit essentiels pour interagir avec des professionnels japonais

Le mois dernier, lorsque j'ai donné un cours de japonais à des Nikkei basés en Amérique latine dans le cadre d'un projet de la JICA, les formateurs ont souligné : « Nous avons besoin que vous leur enseigniez au moins les bases des bonnes manières japonaises. Nous ne voulons pas que nos stagiaires paraissent impolis lorsqu'ils participent à une formation dans des entreprises japonaises. Les Japonais prennent les bonnes manières très au sérieux. Comme ils ne parlent pas couramment le japonais, nous voulons nous assurer qu'ils font bonne impression. » Pour éviter les malentendus du type « Je ne voulais pas… », gardez à l'esprit les conseils que nous vous présentons aujourd'hui !

• Croiser les bras ou les jambes
• Faire saillie le menton
• S'adosser avec arrogance à sa chaise
• Faire tournoyer un stylo
• Secouer ta jambe
• Reposer votre menton dans votre main
• Éviter le contact visuel
• Béant
• Assis les jambes croisées
• Poser les pieds sur une chaise

Ces exemples mettent en lumière des comportements inappropriés, certains propres au Japon et d’autres mal vus dans le monde entier. Voici quelques histoires réelles pour illustrer leur impact.

C'est une question que m'ont posée des stagiaires du Mexique, du Pérou et du Brésil. Dans leurs pays, il est courant de prendre une douche le matin (ils se douchent aussi le soir), et ils ont mentionné que personne ne faisait de remarque sur leurs cheveux mouillés lorsqu'ils vont au travail. Cependant, au Japon, les gens seraient probablement surpris et demanderaient : « Tu as été surpris par la pluie ? » ou diraient : « Tu devrais te sécher les cheveux avant d'attraper un rhume », exprimant leur inquiétude. Je suppose que de nombreux Japonais n'envisagent même pas l'idée d'aller travailler avec les cheveux mouillés. La différence culturelle est assez fascinante.

Lorsque vous croisez les bras, vous pouvez donner l’impression d’être intimidant, arrogant, effronté ou condescendant. J’ai entendu dire qu’aux États-Unis, il est préférable de ne pas croiser les bras, car cela peut signaler une hostilité, une méfiance ou un rejet. En revanche, en République démocratique du Congo, croiser les bras est un geste qui signifie le respect et est considéré comme un bon comportement. Je me souviens d’un professeur principal qui enseignait à une classe d’étudiants congolais. Ils écoutaient tous attentivement, les bras croisés, et le professeur s’est énervé et a dû le lui faire remarquer. Cependant, les étudiants faisaient simplement preuve de respect envers le professeur. C’est un excellent exemple de « je ne voulais pas le faire ». Ne pas comprendre les différences culturelles peut conduire à des malentendus. Alors que nous enseignons aux étudiants la signification de croiser les bras au Japon, je pense qu’il serait utile que les Japonais comprennent la connotation positive de croiser les bras au Congo. C’est un élément important de la compréhension interculturelle.

À nos amis étrangers de grande taille et aux longues jambes, nous nous excusons pour la gêne occasionnée. Cependant, tout comme croiser les bras, croiser les jambes au Japon peut être perçu comme intimidant, arrogant, irrespectueux ou condescendant. Soyez donc attentifs à cela. Selon l'un de mes étudiants australiens, qui a travaillé de nombreuses années dans une entreprise japonaise, « Si le simple fait de croiser un genou sur l'autre est acceptable, poser une cheville sur le genou et s'incliner significativement est considéré comme inapproprié. » Personnellement, je pense que ces dernières années, les Japonais sont devenus plus tolérants envers les personnes qui croisent les jambes en général, mais j'aimerais connaître votre avis à ce sujet.

Un étudiant australien a dit un jour : « En fait, secouer excessivement les jambes est généralement considéré comme une impression négative au Japon, mais récemment, de plus en plus de personnes souffrent de TDAH. Il ne serait peut-être pas juste de les juger sans comprendre leur situation. L'un de mes amis prend même des médicaments pour le TDAH, donc personnellement, je trouve cela acceptable. Ce n'est pas un problème. » Je suis d'accord avec ce point de vue.

Faire tourner un stylo, le manipuler ou émettre des clics excessifs en essayant d'étendre la pointe d'un crayon mécanique : ces actions peuvent donner l'impression que vous n'êtes pas concentré ou que vous n'écoutez pas attentivement. Lorsque je regarde des films occidentaux, je vois parfois des personnages américains mettre un stylo dans leur bouche ou le tenir entre leurs dents, mais ce n'est pas non plus recommandé.

D’autre part, voici les attitudes et comportements signalés par les étrangers comme étant courants chez les Japonais :
• Ne pas établir de contact visuel et parler à voix basse → considéré comme impoli. Le contact visuel est fondamental dans une conversation !
• Regarder autour ou vers le haut → donne l’impression de mentir ou de manquer de confiance.
• Un hochement de tête excessif → peut sembler être une flatterie ou une marque de complaisance, ce qui peut éveiller des soupçons.

C'est douloureux à entendre... Si vous êtes un Japonais avec un sens de la bienséance, vous reconnaîtrez que de tels comportements sont également inappropriés au Japon. Bien que le Japon soit connu pour son respect strict des bonnes manières, personne n'est parfait. Par conséquent, si vous rencontrez de tels individus au Japon, j'espère que vous pourrez comprendre et accepter cela comme « exactement ce que j'ai entendu ».

Ensuite, je partagerai mes réflexions sur les différences dans les coutumes et la culture des entreprises, ainsi que sur l’état d’esprit à adopter, en fonction de ce que j’ai entendu de la part des apprenants.

Permettez-moi de partager l'histoire mémorable d'un de mes étudiants qui travaille aux États-Unis et au Japon. Il a déclaré : « Dans le monde des affaires japonais, la confiance et les relations sont prioritaires avant la signature de contrats. Aux États-Unis, la rapidité est essentielle, et les relations viennent après. » Bien que cela puisse varier selon la situation, cela peut certainement être vrai. Il a poursuivi : « Une fois une relation solide établie, tout se déroule sans accroc. Les affaires comportent toujours des défis, mais si vous entretenez une relation solide avec vos clients, vous pouvez les surmonter ensemble. La confiance reste inébranlable. Si la relation est fragile, vous risquez davantage de la perdre, et potentiellement l'entreprise elle-même. Personnellement, je préfère le style de travail japonais, où la confiance est fondamentale. »

Cet étudiant a une vaste expérience commerciale dans des pays comme la France, la Chine et la Colombie, mais quand j'ai entendu que son pays préféré était le Japon, cela m'a rendu heureux.

Aux États-Unis, en revanche, la conclusion du contrat est une étape primordiale. Le contrat est signé avant qu’une relation solide ne soit établie, les termes ont donc tendance à être plus détaillés et formels. Cependant, le contrat lui-même a plus de pouvoir, ce qui signifie que même si la relation avec le client se détériore, l’entreprise continue à fonctionner. Cela reflète le grand dévouement des Américains à leur travail. Bien sûr, au Japon, nous disons aussi que « le travail est le travail » et que nous pouvons continuer à travailler juste pour le plaisir de travailler ou pour un projet, mais les Américains sont peut-être plus doués pour compartimenter et séparer les relations personnelles du travail.

Après avoir entendu cette histoire, tout m’a semblé se mettre en place. En japonais, nous avons le keigo (langage poli), avec différents niveaux de formalité selon la situation. Nous utilisons également divers mots et expressions similaires, en adaptant notre langage au contexte. Naturellement, tout cela est lié aux bonnes manières en affaires. J’ai réalisé que le but ultime de toutes ces pratiques est d’établir la confiance et les relations. Je voudrais témoigner mon respect à tous les étrangers qui font de leur mieux pour établir des relations avec les Japonais, tout comme nous le faisons. En adhérant aux bonnes manières dont nous avons parlé ici – en utilisant un keigo complexe et en adaptant le vocabulaire en fonction de l’individu –, ils font eux aussi des efforts pour favoriser la confiance et le respect dans les interactions professionnelles et personnelles.

Les apprenants des pays anglophones soulignent que « les Japonais ont rarement des conversations banales ou informelles ». Au Japon, que ce soit en personne ou par courrier électronique, il s’agit souvent de « parler de la météo » – ou parfois, il s’agit simplement de la météo. En revanche, aux États-Unis, les gens peuvent discuter de sujets tels que la famille, l’actualité, le sport (surtout entre hommes) ou la progression des affaires, couvrant ainsi un éventail beaucoup plus large de sujets. Les discussions sur la météo sont généralement réservées à des situations exceptionnelles, comme l’approche d’un ouragan.

Bien sûr, certains Japonais aiment bavarder, mais dans le monde des affaires, ils n'ont souvent pas le temps de le faire. Les réunions peuvent se terminer à une heure fixe, ce qui conduit à couper les ponts entre les participants, ou certains les évitent pour ne pas être perçus comme des fainéants, par crainte de la façon dont les autres les perçoivent. Les étrangers peuvent parfois se sentir déçus lorsqu'ils discutent avec des Japonais, en se demandant : « C'est tout ? » ou « Est-ce que c'est juste une question de temps ? » Même si vous avez envie de parler davantage, prenez-le avec calme et pardonnez-nous !

Pour ceux qui souhaitent étudier le japonais des affaires, améliorer la communication au sein et à l'extérieur de l'entreprise, apaiser leurs inquiétudes avant de travailler au Japon ou approfondir leur compréhension des pratiques commerciales japonaises courantes, étudiez à TCJ. Vous apprendrez non seulement le japonais des affaires, mais aussi des connaissances pratiques et un savoir-faire auprès de professeurs ayant une vaste expérience des affaires.

Organisation japonaise du commerce extérieur (JETRO). (2003). Les bonnes manières des expatriés en affaires à l'étranger. JETRO.

Yamashita, N. (2023). Édition Reiwa : Le guide ultime des bonnes manières en affaires que tout nouvel employé doit connaître. KADOKAWA.

Yamada, C. (2017). Les bonnes manières en affaires que vous pouvez apprendre grâce aux mangas. Éditions Asa.